Assitant(e) de Direction (H/F)

L’assistant de direction assure le secrétariat et l’assistanat du directeur de l’Institut et du délégué général. Il est garant du bon déroulement de la vie de la Direction de l’Institut et de ses interactions avec les équipes de l’institut et ses partenaires.

Institut Imagine

Créé à l’initiative des chercheurs et médecins de l’Hôpital Necker – Enfants malades, l’Institut hospitalo-universitaire (IHU) sur les maladies génétiques Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l’enfance à l’âge adulte. Imagine a pour ambition d’accélérer la recherche en l’organisant au plus près du malade afin d’apporter les solutions diagnostiques et thérapeutiques attendues par les patients et leurs familles.

MISSION ET FONCTIONS

L’assistant de direction assure le secrétariat et l’assistanat du directeur de l’Institut et du délégué général. Il est garant du bon déroulement de la vie de la Direction de l’Institut et de ses interactions avec les équipes de l’institut et ses partenaires.

Activités

  • Gestion du secrétariat personnel du directeur et du délégué général : agendas, mails, appels téléphoniques et notes de frais ;
  • Binôme à constituer avec le secrétariat de la Présidence de la Fondation pour une continuité de service ;
  • Planification, organisation et suivi des réunions de gouvernance :
  • Comité de direction, conseil d’IHU, conseil d’administration, conseil scientifique international, comités de pilotage ;
  • Organisation logistique ;
  • Rédaction et diffusion des ordres du jour et comptes rendus ;
  • Conception et mise en forme des dossiers et supports de réunions ;
  • Recueil et traitement des informations nécessaires à la préparation des décisions ;
  • Suivi des dossiers et des décisions ;
  • Organisation et coordination des évènements et rencontres partenariales de la direction :
  • Accueil de séminaires avec des interlocuteurs internationaux (gestion des voyages, organisation des salles et agenda, préparation des supports) ;
  • Visites officielles et accueil de délégations nationales et internationales ;
  • Visites d’évaluation de l’IHU et de l’UMR ;
  • Préparation et suivi d’appels à candidatures internationaux :  
    • Coordination des appels à candidatures internationaux Nouvelles équipes
    • Contribution aux appels à candidatures des programmes formation et des appels à projet Imagine
  • Structuration, organisation et mise à jour du fonds documentaire administratif nécessaire au suivi des dossiers, appels à projet, visites, agendas de gouvernance etc ;
  • Participation au bon déroulement de la vie de l’institut
  • Interface et communication avec les équipes de recherche ;
  • Animation du département Support Services de l’Institut : réunions de coordination de la plateforme Services support ;
  • Organisation des séminaires de direction, des séminaires des responsables d’équipes, des séminaires services support, en lien avec le service communication
  • Organisation d’évènements ponctuels fédérateurs
  • Animation du pool des assistants de la plateforme Support Services ;
  • Encadrement des hôtesses d’accueil ;
  • Interventions ponctuelles sur la gestion du centre de séminaires

COMPETENCES

  • Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale ;
  • Parfaite maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint ;
  • Bilingue anglais.

QUALITES

  • Rigueur, sens de l'organisation, de l’anticipation et de l’autonomie ;
  • Capacités d’adaptation et de flexibilité ;
  • Capacités à évoluer au sein d’un environnement complexe et exigeant ;
  • Esprit d’équipe, d’initiative et de responsabilités ;
  • Polyvalence ;
  • Discrétion ;
  • Réactivité, efficacité ;
  • Disponibilité.

PROFIL

  • De formation Bac+2/3 ;
  • Expérience préalable de 5 ans minimum.

CONTRAT

  • Contrat à durée indéterminée

MODALITES DU RECRUTEMENT

Le dossier de candidature, comprenant une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé, est à adresser sous la référence Imagine_177, à recrutement@institutimagine.org

 

CONTACT POUR RENSEIGNEMENTS SUR LE CONTENU DU POSTE :

Emilie Resweber-Gouin, Responsable Ressources Humaines