Gestionnaire administratif (h/f)

Le département exploitation est en charge de la sécurité générale du bâtiment, du suivi de nettoyage du bâtiment, de l’organisation des maintenances préventives et correctives, des opérations de travaux, du suivi des contrôles réglementaires.
L’Institut Imagine recrute un Gestionnaire administratif pour son département Exploitation.

Institut Imagine

Créé à l’initiative des chercheurs et médecins de l’Hôpital Necker – Enfants malades, l’Institut hospitalo-universitaire (IHU) Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l’enfance à l’âge adulte. Imagine a pour ambition d’accélérer la recherche en l’organisant au plus près du malade afin d’apporter les solutions diagnostiques et thérapeutiques tant attendues par les patients et leurs familles.

La plateforme support services de l’Institut Imagine accompagne la communauté scientifique dans la mise en œuvre opérationnelle, technique et administrative du programme scientifique.

Le département exploitation est en charge de la sécurité générale du bâtiment, du suivi de nettoyage du bâtiment, de l’organisation des maintenances préventives et correctives, des opérations de travaux, du suivi des contrôles réglementaires.

L’Institut Imagine recrute un Gestionnaire administratif pour son département Exploitation.

 

MISSIONS ET FONCTION

Le gestionnaire administratif travaillera sous la responsabilité hiérarchique du responsable service Exploitation. Il travaillera en collaboration directe avec le personnel du département, les prestataires, les différents services de la plateforme support et les laboratoires de recherche.

Le gestionnaire administratif assiste le directeur technique au quotidien dans son activité de gestion et d'administration du département. Il apporte également son concours aux services intérieurs, au service informatique et au coordonnateur HSE dans le cadre des missions transverses.

Les missions qui lui seront confiées sont les suivantes :

  • Organisation du département exploitation :

- Accueil téléphonique du service

- Planification et suivi des réunions d’équipes et des réunions interservices

- Rédaction et diffusion des comptes rendus, suivi de l’application des actions à mettre en œuvre : coordination

- Gestion des plannings de présences et congés et des agendas partagés

- Affectation et ventilation des tâches dans le logiciel de GMAO

  • Planification et suivi des interventions, des travaux de maintenance ; relance des entreprises
  • Création des badges d’accès à l’Institut
  • Suivi budgétaire :
  • Préparation des bons de commandes (achat d’équipements, prestations, interventions) pour le département et le service informatique
  • Saisie des bons de commande dans le tableau de suivi budgétaire et de leurs imputations analytiques
  • Vérification et validation des factures
  • Suivi des bilans financiers d’opérations de travaux
  • Gestion des marchés en lien avec le service juridique de l’institut :

- Suivi des échéances,

- Vérification des pièces descriptives du marché,

- Relectures et corrections des cahiers des charges

- Relectures et corrections des cahiers des charges

- Organisation des visites

 

  • Gestion documentaire :

- Organisation et classement numérique et papier des rapports d’interventions ou d’opération de maintenance des entreprises et bureaux d’études ou de contrôle coordonnés par le département exploitation, le coordonnateur HSE et la responsable des services intérieurs,

- Tenue, suivi et mise à jour du classeur de sécurité incendie,

 

  • Suivi des contrôles réglementaires, pilotage des échéances
  • Contribuer à la mise ne place d’un système d’information et traçabilité des évènements indésirables et dysfonctionnements
  • Gestion du centre de séminaire en lien avec le chargé de missions :

- Aide à l’élaboration des devis

- Facturations des réservations

- Suivi et des demandes d’interventions de prestataires extérieurs (sécurité, hôtesses d’accueil…) dans le cadre des évènements organisés,

- Accueil des clients et remise du matériel

- Visite du centre de séminaire

Le gestionnaire administratif travaillera en lien étroit avec deux assistantes de direction à qui il apportera son soutien en fonction des pics d’activité.

 

PROFIL, FORMATION ET COMPETENCES

  • Formation Bac+2
  • 1ère expérience souhaitée
  • Qualités rédactionnelles
  • Maîtrise de la langue anglaise
  • Très bonne maîtrise des outils informatiques MS Office
  • Connaissance des marchés publics
  • Mise en place et suivi de tableaux de bords

 

QUALITES

  • Rigueur, sens de l'organisation et autonomie
  • Capacités relationnelles et d'adaptation, flexibilité
  • Esprit d’équipe, d’initiative et des responsabilités
  • Polyvalence
  • Discrétion ; réactivité, efficacité
  • Gestion des urgences

CONTRAT

  • Contrat à durée à indéterminée
  • Prise de poste dès que possible
  • Rémunération selon profil

 

MODALITES DU RECRUTEMENT

Le dossier de candidature, comprenant une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé, est à adresser sous la référence Imagine_174 à recrutement@institutimagine.org  

 

CONTACT POUR RENSEIGNEMENTS SUR LE CONTENU DU POSTE :

Madame Emilie RESWEBER-GOUIN - Responsable ressources humaines