Chronique d’un déconfinement

Depuis lundi 11 mai 2020, les projets de recherche sur site qui avaient dû être mis entre parenthèses, se relancent pas à pas. Cette première phase de reprise d’activité très progressive a pour prérequis la sécurité de tous. Elle n’aurait pas pu avoir lieu sans eux.

Eux, ce sont notamment Laure Boquet, Déléguée Générale, Cécile Bureau, Responsable des Services Intérieurs, Anne-Marie Laurencine, Responsable Hygiène, Sécurité et Environnement, les directeurs de laboratoire, Mickaël Ménager & Sigolène Meilhac, les assistants de prévention, Christelle Lenoir, Bruno Estebe & Christelle Arrondel, Moussa Sy, Adjoint au Responsable Exploitation, Stéphane Paillet, Responsable du Département Exploitation, Justine Brossard, chargée de communication, Emilie Resweber-Gouin, Responsable RH, Nathalie Wuylens, Responsable juridique et Marie de Bazelaire, en charge du Plan de Reprise d’Activité Plongez dans les coulisses du déconfinement d'Imagine.

Sécuriser et prévenir avant tout

La sécurité de tous à tout moment, c’est la priorité numéro 1 qui a guidé les réflexions, et le préalable à la réouverture du site aux équipes.

Ce chantier majeur nécessitait de prendre en compte et d’anticiper de nombreuses problématiques. Inconnue sur les stocks et commandes de masques, solutions hydro-alcooliques (SHA) et équipements de protection, production « maison » de SHA, possibilités d’accueil de personnels selon les phases, identification des contraintes spécifiques à chaque espace, pédagogie sur le respect des gestes barrières et des consignes sanitaires… la sécurité a mobilisé de nombreuses personnes et équipes. Avec, en première ligne, Anne-Marie Laurencine, coordonnatrice Hygiène, Sécurité et Environnement, Cécile Bureau, Responsable des Services intérieurs, les assistants de prévention de l’Institut (AP), la direction, le service exploitation, le service juridique, le service RH, la communication, les directeurs de laboratoires, plateformes et services, ainsi qu’un groupe de volontaires.

Un groupe de travail entièrement dédié à ce sujet, accompagné par les assistants de prévention/relais HSE et référents L2, a été sur le pont pour assurer les approvisionnements en équipements de sécurité, masques et SHA.

Cécile Bureau, Responsable des Services Intérieurs

« Le plus complexe dans la préparation logistique et technique à la réouverture de l'institut était l'approvisionnement en EPI (équipements individuels de protection) et SHA (solution hydro-alcoolique) car il y a une très forte tension liée à la crise sanitaire.

Pendant le confinement, je traversais Paris à vélo pour venir à Imagine, et j'ai découvert qu'une pharmacie parisienne a lancé, en pleine rue, une production à grande échelle de SHA. Quelle surprise, par manque de bidons plastiques, le SHA était conditionné en cubis de vin ! Finalement, ce format était tout à fait adapté à mes sacoches et j'ai pu rapporter 2 cubis de 5L.

La préparation du PRA a été une véritable aventure, avec un bel élan de solidarité de la part des équipes, du groupe équipements, des référents L2, des AP... Merci à toutes et tous, votre aide a été essentielle pour assurer une reprise en toute sécurité. Et depuis le 11 mai, je suis contente de voir les équipes qui reviennent progressivement à Imagine pour reprendre leurs activités de recherche. »

Ce sont également eux qui ont permis d’identifier les besoins et problématiques liés à la sécurité sur l’ensemble du bâtiment, et proposer des pratiques, instructions et formations pour assurer la sécurité des personnels et prévenir les risques. Avec l’aide d’un groupe de volontaires et du service exploitation, ce sont eux qui ont formalisé les consignes sanitaires et installé les dispositifs de sécurité sur le site.

Anne-Marie Laurencine, Responsable Hygiène, Sécurité et Environnement

« Depuis le début de la crise COVID-19, nous sommes en alerte. Nous savions que la réouverture demanderait un travail conséquent. Le groupe de travail HSE était un socle important du PRA avec une grande quantité de choses à faire. Les assistants de prévention/relais HSE et les référents L2 ont tout de suite répondu présents et ont été d’un énorme secours pour travailler sur les consignes, affichages, leur mise en place sur le site, et j’en passe. Le travail réalisé en si peu de temps est impressionnant. J’en profite une nouvelle fois pour remercier toutes ces personnes qui nous ont aidés dans cette tâche, et qui ont été d’un soutien incroyable même à distance.

« Durant cette période j’ai également beaucoup échangé avec d’autres chargés de prévention de centres de recherche, notamment ceux de Cochin, de l’INEM, de l’HEGP et des Cordeliers, qui se trouvent dans la même situation. C’est important d’avoir un réseau pour nous aider dans nos recherches d’informations, d’équipements de protection, ou tout simplement, échanger sur les difficultés que nous rencontrons (et qui sont souvent les mêmes) ».

« Quelqu’un m’a dit que c’était le challenge d’une vie pour une personne travaillant en HSE, et elle a raison ! Se trouver face à un risque nouveau pour tous, et devoir y faire face, est complexe et pousse chacun dans ses retranchements. Je reçois beaucoup de marques de remerciement, des petits gestes pour remercier du travail effectué, cela fait plaisir. Le travail n’est cependant pas fini et nous devons rester vigilants. »

Mickaël Ménager, Directeur de laboratoire

« Pendant cette phase de préparation, j’ai participé, entre autres, à un groupe qui a notamment réfléchi à la mise en place des nouvelles conditions de travail dans les espaces confinés et les laboratoires de type 2 et 3. Cela a engendré de nombreuses heures de  visioconférence  à  plusieurs,  et  beaucoup  de «brainstorming», afin de trouver des conditions nous permettant de continuer à travailler sur des échantillons humains tout en ne prenant aucun risque.

J’ai également été impliqué dans la mise en place des nouvelles procédures de manipulations d’échantillons sanguins de patients COVID-19+, ce qui a été une expérience à la fois très excitante et angoissante.

Etre en première ligne dans la recherche contre le SARS-cov2 est une opportunité unique à la fois sur le plan scientifique mais également sur le plan humain.

Christelle Lenoir, ingénieure, référente L2/groupe équipements/azote liquide

« En tant que référente L2, j’ai contribué, avec plusieurs groupes de travail, à ajuster les procédures sanitaires afin que la sécurité des utilisateurs de nos L2 soit assurée. Dorénavant, chaque prélèvement sanguin doit être considéré comme COVID + et ça change les choses. Les procédures sont plus lourdes et spécifiques, nous avons dû entièrement les réviser en 2 à 3 semaines : réorganisation des SAS, achat de couvercles de protection pour les centrifugeuses, achat de matériels de protection (masques, blouses, manchettes...). J’ai également travaillé avec Cécile Bureau à la mise en place de nouvelles procédures pour les livraisons afin de protéger nos agents, et par ailleurs je travaille depuis plusieurs mois sur un vaste projet d’étude de réaménagement de notre réseau d’azote liquide en lien avec Sthéphane Paillet, Cécile Bureau et Anne-Marie Laurencine.

Cette période a été très particulière pour nous tous ; nous avons essayé d’être le plus utile possible, tout en n’étant pas sur le site, et cela n’a pas toujours été simple de prévoir tous ce qu’il fallait mettre en place pour assurer la sécurité de tous. Cela a été rendu possible grâce à la mobilisation des ITA et chercheurs de notre Institut qui ont rempli leurs missions en un temps record : ce travail collectif de préparation à la reprise d’activité a permis de retrouver les collègues et de construire quelque chose ensemble. Si je devais résumer, je citerais la phrase de Mark Twain : « ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait. »

Bruno Estebe, Ingénieur et Assistant de prévention

« Avec tous les assistants de prévention, nous avons fait notre possible pour mettre en place les nouvelles consignes de sécurité avant la réouverture du 11 mai. Nous avions environ une semaine pour préparer toutes les nouvelles consignes et affiches (en télétravail), puis deux jours sur site pour les mettre en place dans l’institut (6 et 7 mai).

Coordonnés par Anne-Marie Laurencine, nous nous sommes répartis le travail en trois groupes. Avec Maya Chrabieh, Marie-Claude Stolzenberg et Nathalie Pironon, nous avons travaillé sur les affichages « stickers ». Ils étaient destinés à énoncer rapidement les consignes à respecter pour chaque lieu de l’institut (espace détente, ascenseurs, escalier, imprimante, L1, bureau, espace café…). Il s’agissait de faire passer les messages essentiels par des visuels simples. Justine Brossard a ensuite pris le relai pour finaliser les affiches et nous fournir les versions finales.

Le 6 mai, avec Tristan Felix et Marine Luka, nous avons imprimé et plastifié les affiches tout en commençant leur mise en place. Nous nous sommes rapidement aperçus de l’ampleur de la tâche. Le challenge était que tout soit en place le soir du jeudi 7 mai car la décontamination de l'Institut était prévue du vendredi matin au dimanche soir. Sans l’aide de nombreuses personnes pour accrocher les 450 affiches, dont le service communication, Corinne Lebreton, Justine Boyer, Anna Pelet, Maya Chrabieh parmi d’autres, nous n’aurions pas fini à temps. C’était une vraie course contre la montre ! Pas seulement pour nous, mais pour toutes les personnes qui travaillaient depuis des semaines à la préparation de la réouverture. Nous avons tellement tourné et viré dans l'institut afin de trouver tous les lieux où installer les affiches que je connais maintenant les moindres recoins du bâtiment, c'est pratique !

C'est dans ces moments que l'on se rend vraiment compte de la taille de l'institut et du nombre de personnes qui y travaillent ! Concentrés à travailler chacun dans notre laboratoire/service, nous ne sommes pas en contact direct avec chaque personne de l'institut, mais en passant devant chaque bureau, chaque labo, chaque pièce... Nous voyons alors Imagine dans son ensemble, dans son unité ! Je suis fier d'avoir participé à la préparation de l'institut pour sa réouverture et prêt à poursuivre ce travail collectif pour assurer la reprise progressive de toutes les activités de recherches et de soins de l'institut. »

Christelle Arrondel, Ingénieure, référente L2

« Avec Anne-Marie Laurencine, Cécile Bureau, Marine Luka, Mélanie Migaud, Karine Siquier, Sophie Thomas, Céline Banal au sein du groupe de travail dédié aux consignes L2, nous avons travaillé sur les mesures à mettre en place ou développer concernant l’habillage SAS, le travail en L2, l’installation du matériel sous le PSM, le travail sous PSM, le rangement du matériel, la gestion des déchets, et la sortie du L2. Je travaille également actuellement au réaménagement des SAS avec Corinne de Chapdelaine, Mickaël Ménager et Stéfania Musili (SAS, achat de boites empilables pour le rangement des surblouses et surchausses) et sur la réouverture des L2, avec Maya Chrabieh et Mathieu Kurowska.

Pour notre équipe, il est important de redémarrer la culture la cellulaire et donc de redémarrer les incubateurs CO2 au plus vite. Nous avons demandé aux référents L2 quels utilisateurs souhaitaient la remise en fonctionnement des incubateurs et un contrôle métrologie. Pour cela nous avons préparé de l'eau stérile pour la remise en fonctionnement, avec l'aide de Moussa pour le CO2, d'une trentaine d'incubateurs dans les L2 de l'Institut. Nous avons réalisé vendredi 15 mai et lundi 18 mai le contrôle de métrologie, la calibration CO2 -O2, et la température des incubateurs CO2, et préparé plusieurs bouteilles d'eau stériles disponibles pour les utilisateurs du L2.

J'ai également réalisé pour l'ouverture d'Imagine la fabrication de solution de gel hydro alcoolique. »

Et toutes ces consignes, il a fallu les centraliser et leur donner une cohérence, les adapter à l’identité visuelle d’Imagine et les communiquer à tous. Cette partie a été pilotée par Justine Brossard, chargée de communication, avec le groupe de travail dédié à la sécurisation du site.

Justine Brossard, Chargée de communication

« Ce travail m’a permis de découvrir un nouveau pan de l’Institut, de collaborer avec de nouvelles personnes. En tant que chargée de communication interne, il est important de mieux connaître le travail de chacun et son quotidien.

Nous avons aussi dû nous adapter et multiplier les newsletters et les actions d’informations et de partage. Car, en cette période où chacun était isolé, maintenir le lien et savoir que la vie de l’Institut perdurait au-delà des murs est d’autant plus crucial.

Je suis heureuse de voir que ces affiches et stickers suscitent l’adhésion et facilitent le respect des consignes de sécurité. »

Rendre le site à nouveau quasiment complètement opérationnel

Une fois la sécurité de tous assurée, la reprise n’aurait pas pu avoir lieu sans une préparation technique, logistique et opérationnelle du bâtiment minutieuse. La tâche est multiple et complexe, avec notamment :

• La relance progressive, adaptée et sécurisée des services intérieurs de l’Institut, maintenus a minima par Cécile Bureau pendant le Plan de Continuité de l’Activité (PCA), et qui reprennent progressivement plus complètement : reprise des commandes, des livraisons, de la laverie, de la gestion des déchets…
• L’exploitation et le fonctionnement du bâtiment, sous la responsabilité de Stéphane Paillet, également maintenus en partie pendant le PCA, ont été repensés avec notamment, un nouveau protocole de ménage, la décontamination du système de ventilation, et la désinfection générale du site.
• Une nouvelle organisation du bâtiment, avec par exemple, le réaménagement des espaces collectifs, de certains espaces de travail, les marquages au sol, pour répondre aux mesures sanitaires nécessaires.

Stéphane Paillet, Responsable du Département Exploitation

« En très peu de temps, nous avons dû tout mettre en œuvre pour que l’activité reprenne dans les meilleures conditions. Nous avons mené des actions au niveau du réseau de ventilation, aujourd’hui le bâtiment fonctionne en tout air neuf. L’ensemble du réseau de ventilation et des locaux ont été désinfectés, ce qui a demandé de nombreuses précautions de sécurité, avec un bouclage du bâtiment, tout en ménageant des accès dans de bonnes conditions de sécurité pour les activités indispensables comme l’animalerie et les projets de recherche COVID. Je pense notamment à Frédéric Rieux-Laucat, qui était présent le weekend de la décontamination et que nous avons protégé de la peroxydation !

Nous avons aussi assuré l’approvisionnement en essuie-mains, distributeurs muraux de SHA, distributeurs muraux de savon sans contact… Moussa a également réorganisé et effectué les marquages au sol dans tous les locaux collectifs tout en participant aux opérations de maintenance, de travaux et de déménagements. »

Moussa Sy, Adjoint au Responsable Exploitation

« Pendant le confinement, je me suis assuré que tout continuait à tourner normalement dans le bâtiment et j’ai aidé les personnes qui ont continué à travailler sur place. Pour la réouverture, j’ai participé à organiser le site avec les équipes en charge du Plan de Reprise de l’Activité et des volontaires. Il s’agissait par exemple de faire les installations des espaces communs, du 7ème étage, les séparations et marquages au sol pour respecter les distances de sécurité, coller la signalétique, notamment au rez-de-chaussée et côté Necker. J’aide aussi à gérer les L2 en remettant le CO2 sur demande, j’approvisionne en désinfectant, gel hydro-alcoolique, en savon, essuie-touts pour que tout le monde soit en sécurité et ait ce dont il a besoin.

Cette période a été rock&roll, avec beaucoup de travail. Ce qui n’a pas été facile, c’est la solitude, je travaille en général au contact des gens et là, voir le bâtiment presque vide, ça n’était pas évident. Mais j’ai été content de faire ça pour Imagine et tous ceux qui y travaillent, et je suis ravi de voir les gens revenir, ça fait vraiment du bien ! »

Relever un défi RH, juridique et informatique

La reprise de l’activité, c’est aussi une nouveauté et un challenge RH, qui nécessite une grande coordination avec l’ensemble des équipes de l’Institut ainsi qu’avec les équipes RH de nos tutelles, pour établir les phases de reprise de l’activité et le retour des personnels en fonction, pour répondre aux questions et besoins RH de chaque personne en fonction de chaque situation, pour préparer les attestations nécessaires, et surtout être à l’écoute de chaque personne et s’adapter en fonction de chaque situation et au fil des phases de l’épidémie et de la reprise.

Durant les différentes phases du PRA, des seuils d’effectifs peuvent être accueillis. Ces seuils, essentiels pour garantir la sécurité de tous, nécessitent une coordination entre l’ensemble des directeurs de laboratoires, des responsables de plateformes, et des services support.

Emilie Resweber-Gouin, Responsable RH

« Pour allier sécurité et reprise d’activité, il a été nécessaire à tous de choisir, prioriser et adapter la relance de vos travaux de recherche, tout en respectant les effectifs paliers que nous nous sommes fixés pour reprendre en sécurité et s’assurer que chacun puisse appréhender les nouvelles consignes de sécurité. Il est difficile de limiter vos venues car nombre d’entre vous souhaitez reprendre vos manipulations. Mais il est essentiel que tous puissent revenir à Imagine dans les meilleures conditions de sécurité et sciemment informés.

A la fois sur le terrain pour participer à l’installation de l’ensemble des dispositifs visant à garantir le retour d’une partie d’entre vous, j’ai été aussi beaucoup sollicitée pour répondre à toutes les questions que vous vous posiez légitimement dans cette période singulière, pour rassurer certaines personnes, pour informer sur l’ensemble des procédures, sur les formalités mises en place.

Si je ne devais retenir qu’un mot c’est adaptation : cette période a nécessité de tout revoir en un laps de temps extrêmement court, de repenser nos pratiques, de déployer le télétravail en quelques heures. J’ai l’impression d’avoir vécu un véritable condensé de tout ce que peut recouvrer mon activité mais sur un temps court, très court.»

C’est aussi une période d’évolution constante en matière de lois et de réglementations, d’un point de vue sanitaire et du travail.

Nathalie Wuylens, Responsable juridique

« Durant cette période, j'ai assuré une veille quotidienne des textes législatifs et réglementaires venant préciser les modalités de l'état d'urgence sanitaire pour en extraire les mesures que l'Institut devait mettre en place. J'ai également été sollicitée dans le cadre du PRA, pour intervenir dans plusieurs groupes de travail pour la mise en place de mesures de sécurisation du bâtiment et des personnels, pour la gestion des prestataires, les mesures relatives aux salariés de la fondation et les actions à mener concernant les aspects juridiques et les conséquences de la situation sur les engagements contractuels de l'Institut.

C'est une phase inédite que nous vivons actuellement, mais qui nous a fait prendre conscience du bon côté des outils technologiques à notre disposition et nous permettant de garder des liens quotidiens avec les équipes, du bon côté du télétravail nous permettant d'être impliqués pleinement dans les actions à mener, mais également de l'enrichissement inhérent au partage et à l'échange ».

Et le fonctionnement des activités de tous, et notamment des pièces communes et L2, est assuré grâce à l’implication de l’équipe informatique de l’Institut, composée de Jérôme Flatot, Responsable, et d’Eric Lemaur. En plus d’avoir développé un outil de réservation pour les pièces communes, ce sont eux qui ont tout mis en œuvre pour que les activités puissent être maintenues en télétravail, des commandes de PC, à l’upgrade du réseau VPN jusqu’à la centralisation des données pour le PRA.

Coordonner toutes les actions à l’échelle de l’Institut : le « SQUAD PRA »

L’ensemble du Plan de Reprise de l’Activité (PRA) a été orchestré par une équipe, le « SQUAD PRA » (Marie de Bazelaire, Laure Boquet, Cécile Bureau, Stanislas Lyonnet, Sigolène Meilhac et Emilie Resweber-Gouin) : elle s’est assurée du bon déroulement de ce processus et a veillé à la conformité de chacune des étapes.

Marie de Bazelaire, Directrice de Heroes for Imagine, en charge du PRA

Nous avions une certitude : Notre Plan de Reprise d’activité devait reposer sur la co-construction et le collectif pour favoriser sa compréhension et son adhésion. Il était important d’expliquer et d’impliquer.

Ensemble, nous avons rédigé une Charte qui est devenue le socle de notre engagement individuel et collectif. Elle a été aussi un formidable fil rouge pour aligner missions et actions. Ainsi, tous ensemble nous avons expérimenté étape par étape différents dispositifs : une montée en puissance progressive et maitrisée dans le respect des consignes de nos tutelles.

Notre signature « I take care of myself, I take care of others, I take care of Imagine » a été notre driver, c’est la raison pour laquelle nous avons voulu qu’elle vienne signer notre campagne interne.

Sigolène Meilhac, Directrice de laboratoire

« Dans le cadre du PRA, ma modeste mission a notamment été de faire le point sur les souhaits des équipes de recherche au redémarrage, de les coordonner avec les contraintes institutionnelles, de faire le point sur les conditions de redémarrage des plateformes et de les coordonner avec le redémarrage des équipes.

J'ai participé à des réunions 2 à 3 fois par semaine, en plus des présentations et discussions avec les chefs d'équipe et tout l'Institut. Les réunions de la « Task Force PRA » ont été très constructives, pour trouver la ligne médiane entre des contraintes multiples. Le souci permanent était de permettre le redémarrage de la recherche, en tenant compte des spécificités de nos projets.

Imagine a toujours été un milieu professionnel formidable, et la crise n'a pas affecté l'esprit général, où la dynamique et l'excellence scientifique s'allient avec la bienveillance, la solidarité et la responsabilité de chacun, et aussi le débat d'idées. »

« Ce travail collectif a une nouvelle fois démontré la solidarité qui règne au sein de notre Institut. Toutes ces personnes ont fait preuve d’une implication exemplaire, et sans elles, sans leur mobilisation, leur initiative, il ne serait pas possible aujourd’hui de commencer à progressivement reprendre l’activité. Imagine, c’est avant tout une histoire de femmes et d’hommes attachés à une cause, et le PRA l’illustre parfaitement. Et quelle ne fut pas la joie le 11 mai de retrouver physiquement ceux qui étaient présents – et pour les autres nous espérons prochainement le réitérer tous ensemble - dans l’atrium pour le clap show », se réjouit Laure Boquet, Déléguée Générale d’Imagine.

Et aussi…innover et s’amuser !

Si la phase de préparation à la réouverture a été intense, et a nécessité un travail très important dans des délais très courts et des conditions incertaines, elle a permis de développer innovation et créativité.

Merci par exemple à Nathalie Borges, en charge de la comptabilité et de la paie à Imagine, mais aussi spécialiste des objets 3D à titre personnel, qui a imprimé à grande échelle les pousses-boutons tactiles, qui nous permettent de ne pas toucher les boutons d’ascenseurs ou les imprimantes !

Merci également aux Editions Délicieuses qui ont gracieusement fourni des repas aux équipes présentes pendant le confinement et proposent maintenant une offre de restauration dédiée !